「要求したものと違う」を避けるために必要なこと

書き方や形態はどうあれ、「仕様書」として「文言」で定義し確認する。分かりにくければ、「文言」に一対一で対応する「図」「表」も附す。

掲題のトラブルは、確認不足によるものである。発生させた当事者は、言ったつもり、メールに書いたつもり、資料を渡したつもりと言い訳する。対策はシンプルであり、最初の文に書いてあることを用い、双方で確認しその証跡を残すことである。

この基本動作をしていても起こり得るのが、「伝言ゲームによる連絡ミス」である。伝言ゲームの参加者の「思い込み」で情報は歪められてしまうのは、「エントロピー増大の法則」に縛られる我々は避けられようはない。

だからこそ「仕様書」として、それを要求する人、それを用意する人が直接情報を交換できることが必要でありその仕組みの中心に「仕様書」がある。官公庁や自治体の入札でも「仕様書」を使うのはこのためである。面倒臭い、難しいとして向き合わない人も多数いるが、そもそもはモノゴトをシンプルにする為の行為である。複雑ではなく「クドイ」ということであり見てみると単純極まりない。（専門用語と単位等以外は、素人でも読め、全体の矛盾の有無は判別出来なければ「仕様書」としては不十分である。それは作った人に文句を言って良い。）

ひとつ注意点を付しておくと、現実と理論の違い、工学と理学の違いがあることを忘れないこと。仮に何らかの基準値が示されているような場合は、それが成り立つ前提や範囲などの制約がある筈であり、その範囲内である事は確認しなければならない。

例えば「床荷重は1 t/m^2」は平均であり、ハリがない所に点荷重でかければこらは成り立たない。この理解が無いことはよくある話である。

数が多いものは、影響範囲が限定的なものは、予めルールを決めておく。そのルールで範囲を超えたら個別検討するというと仕切っておく。

我々が日常的に行っている業務の殆どが、先人の上記の取り組みによってルール化されているが、今や前提が変わっており使えないことも多い。その場合はその見直しも必要だ。